di Caterina Misuraca
Da alcuni anni il tema della gestione e della conservazione condivisa delle risorse informative occupa uno spazio sempre crescente nella letteratura professionale italiana: la cronica carenza di spazi per l’immagazzinamento dei documenti, la necessità di ottimizzare l’utilizzo delle risorse finanziarie, come pure la disponibilità di strumenti tecnologici che facilitano la comunicazione e il trasferimento di dati, rendono sempre più urgente avviare esperienze di cooperazione anche nel nostro Paese.
In questa prospettiva nel 2011 si è svolta la prima fase di un progetto di censimento dei periodici posseduti da numerose biblioteche di Pisa e Firenze, con l’obiettivo di raccogliere informazioni preliminari all’avvio di una politica di collaborazione nella conservazione di questo tipo di pubblicazioni. Il progetto, partito per iniziativa di alcune biblioteche toscane, finanziato dalla Regione Toscana e curato attualmente dalla Sezione Toscana dell’AIB, ha coinvolto 24 biblioteche (per Pisa: Biblioteca Provinciale, Biblioteca Universitaria, Biblioteca della Scuola Speciale di studi e perfezionamento Sant’Anna, Biblioteca della Scuola Normale Superiore, biblioteche di Scienze, Economia e commercio, Veterinaria, Medicina, Ingegneria, Lingue e Letterature Moderne 1 e 2, Antichistica, Chimica, Giurisprudenza e Scienze Politiche dell’Università. Per Firenze: Biblioteca dell’Istituto Universitario Europeo, Biblioteca delle Oblate, Biblioteca del Gabinetto Vieusseux, biblioteche di Scienze – Geomineralogia e Botanica, Antropologia, Biologia animale, Matematica, Polo Scientifico – e di Scienze sociali dell’Università) e ha consentito di raggiungere due importanti obiettivi:
Ciascuna biblioteca ha infatti messo a disposizione un elenco dei titoli conservati, completato dall’indicazione delle annate possedute; questi dati sono stati incrociati ed ordinati in modo da ricavare un’unica tabella che raccoglie il totale delle riviste censite (20.147 titoli), le annate conservate per ciascun titolo e il numero di biblioteche che possiedono una determinata rivista. Il documento ottenuto ha così consentito di fotografare la situazione attuale e di quantificare la presenza di “doppi”, cioè di periodici posseduti contemporaneamente da più di una biblioteca.
Per quanto riguarda il secondo punto, si è provveduto ad elaborare un questionario/intervista, che in questa prima fase è stato sottoposto ai responsabili delle sole biblioteche pisane, finalizzato a conoscere l’attuale disponibilità di spazio per l’immagazzinamento, ma soprattutto a registrare la preferenza per uno dei modelli di cooperazione proposti (soluzione centralizzata, di tipo cittadino o di tipo regionale, conservazione distribuita tra le biblioteche partecipanti) e la tipologia di servizi per l’utenza (solo accesso diretto, solo fornitura documenti oppure entrambi i servizi). Il ricorso al questionario inoltre ha favorito un confronto più diretto con le biblioteche, che hanno offerto spunti di riflessione molto utili alla ricerca di una forma di cooperazione condivisa ed equilibrata, in cui si tenga conto il più possibile delle esigenze di conservazione e della mission di ciascuna biblioteca.
Nei prossimi mesi è previsto l’avvio della seconda fase del progetto, che consentirà di estendere l’indagine ad altre facoltà dell’Università di Firenze e alla Biblioteca Marucelliana, di completare o, se necessario, verificare i dati già forniti da alcune biblioteche e infine di sottoporre il questionario ai responsabili di tutte le biblioteche fiorentine. Le informazioni ricavate potranno essere utilizzate per simulare l’impatto che una conservazione condivisa dei periodici avrebbe sulle biblioteche partecipanti in termini di recupero di spazio per l’immagazzinamento, ma risulterebbero utili anche per programmare una forma di condivisione negli acquisti correnti, che favorirebbe nell’immediato una riduzione sensibile delle spese. Un ultimo, ma non secondario risultato, sarà senza dubbio quello di aver elaborato un modello operativo semplice e funzionale, sempre aperto ad ulteriori ampliamenti, che possa svolgere la funzione di guida nel momento in cui si potrà passare dalla programmazione alla messa in atto del progetto stesso.