di Francesca Cagnani
Nel 2011, un anno e mezzo dopo il lancio del servizio Chiedi in biblioteca, il Sistema bibliotecario dell’Università di Firenze ha bandito un concorso a premi dal titolo Clip&win @..SBA indirizzato a tutti gli studenti iscritti ai corsi di laurea dell’ateneo fiorentino. I concorrenti dovevano produrre un video di non più di due minuti con il quale promuovere il servizio di reference in linea, che le biblioteche d’area del SBA svolgono in collaborazione e col sostegno della Regione Toscana dal 2009.
Obiettivi dell’iniziativa:
Voluto e curato dal gruppo di bibliotecari responsabili della gestione del servizio Chiedi in biblioteca, il progetto mirava a coinvolgere quel target di utenza potenziale che dovrebbe essere la più interessata all’utilizzo del Chiedi in biblioteca: per ottenere risposte sui servizi disponibili o aiuto nel recupero di libri, articoli o brevi bibliografie. L’organizzazione del concorso ha richiesto: un impegno part time delle componenti il gruppo di lavoro distribuito nell’arco di circa 6 mesi; la collaborazione di colleghi del SBA cui competono i settori del web, della comunicazione e del protocollo, e la disponibilità dell’ufficio posta.
Fase preliminare
La fase preliminare è consistita nello studio di esperienze analoghe (cfr: biblioclip.com; la voce library student video contest in Youtube), nell’analisi dei problemi giuridico-amministrativi, tra i quali non secondario l’individuazione di finanziatori (sponsor) e patrocinatori dell’iniziativa e nel confronto preventivo con la dirigente.
Fase istruttoria
La fase istruttoria ha visto i bibliotecari impegnati nella formulazione del titolo del concorso, nell’individuazione degli sponsor (contatti preliminari, richiesta formale), nella definizione dei tempi (pubblicazione, scadenza, premiazione) e dei destinatari (requisiti e modalità di partecipazione) dell’iniziativa; delle modalità concorsuali (numero di vincitori, valore dei premi, criteri di valutazione, formati richiesti e modalità di consegna degli elaborati, …) e organizzative della premiazione (luogo, partecipanti e ospiti) e nella preparazione del materiale per la promozione (logo, poster, volantini, brevi comunicati) e individuazione dei vari canali comunicativi da utilizzare per la diffusione dell’iniziativa
Fase esecutiva
Quindi si è passati alla fase esecutiva con: predisposizione del bando, affissione all’albo e pubblicazione sul web. Per la riuscita del concorso essenziale il contribuito dei due sponsor esterni: Casalini libri e Simplicissimus bookfarm, che hanno messo a disposizione buoni acquisto per ebook del valore di 300 € e un ebook reader.
Il settore comunicazione del SBA con i referenti delle varie biblioteche d’area ha curato la campagna pubblicitaria del concorso, ampia e differenziata, che è stata condotta nel mese di giugno. A tale scopo sono stati prodotti una apposita pagina web e un banner da inserire nelle homepage del SBA e delle biblioteche d’area, volantini e poster a stampa e in formato pdf, che sono stati distribuiti a tutte le biblioteche del SBA e del circuito SDIAF, news e brevi contributi da pubblicare in vari blog, nelle newsletter dell’Ateneo, del Comune e della Regione, nelle liste di distribuzione istituzionali o delle biblioteche, nello spazio Novità della home SBA, nelle home delle Facoltà, negli spazi informativi per i giovani del Comune e dell’Università (Informagiovani – UniCittà)
Non sono stati utilizzati canali radiofonici o il profilo facebook SBA, all’epoca non ancora attivo.
L’iniziativa ha registrato l’approvazione del prorettore alla comunicazione e le congratulazioni di vari colleghi. Apprezzamento per l’iniziativa è stato espresso dai partecipanti al convegno “Scambiamoci le pratiche: esperienze italiane di reference digitale cooperativo interistituzionale a confronto” organizzato dall’Universita’ di Modena e Reggio Emilia, il 6 giugno 2011, che proponeva una riflessione su modelli organizzativi, i risultati e le criticità di queste tipologie di servizi. Alcuni colleghi hanno detto di voler tentare esperienze analoghe per promuovere anche i loro servizi, spesso poco conosciuti e sottoutilizzati.
A fine settembre è stata prorogata la scadenza del concorso, reiterando l’invio delle news nei canali già utilizzati perché era stato consegnato un solo elaborato. A fine ottobre i video pervenuti erano due: “SBA(di)gliando s’impara”, risultato il vincitore e “Basta chiedere”.
Fase di valutazione
La Commissione non ha avuto problemi a valutare i video, entrambi pertinenti, originali ed efficaci dal punto di vista comunicativo. Ha stilato la graduatoria e verbalizzato le motivazioni della scelta. Il video vincente e l’altra clip, anch’essa meritevole, sono stati caricati su Youtube e resi raggiungibili, oltre che dalla pagina web del concorso, anche da un banner che informava sull’evento della premiazione. La premiazione si è svolta il 24 novembre nell’aula tesi del complesso didattico di Novoli, alla presenza della dirigente del SBA, Giulia Maraviglia, di Carlo Paravano per la Regione Toscana, di Andrea Ferro della Casalini libri che nell’occasione ha presentato la nuova piattaforma e-book: torrossa.it. I due video premiati, si sono aggiudicati i tre premi in palio (un e-book reader, e buoni del valore complessivo di 300 Euro per l’acquisto di e-book dalla piattaforma Casalini). I due premiati sono risultati studenti di area scientifica.
Ultimo e fondamentale passo del progetto è stato la valutazione dei risultati ottenuti e dei costi-benefici dell’iniziativa. Rispetto alle aspettative e all’impegno profuso dai bibliotecari indubbiamente il risultato non e’ stato rispondente alle attese, anche se l’esperienza è stata come sempre formativa. Il servizio Chiedi in biblioteca ha ottenuto maggiore visibilità, anche da parte di colleghi e corpo docente, ma senza le ricadute che avremmo atteso nel numero di domande ricevute. Ci si aspettava un maggiore interesse da parte degli studenti di scienze della comunicazione, che invece è completamente mancato. La scarsa partecipazione al concorso Clip&win @…SBA è stata probabilmente dovuta
Inoltre è probabile che queste iniziative dovrebbero essere programmate con una cadenza periodica, in modo da assicurare consuetudine e suscitare curiosità nell’utente oltre ad un sempre utile passaparola.
Consolatorie sono queste due considerazioni: i due video premiati sono stati visualizzati ad oggi circa 1000 volte ed alcune colleghe di un analogo servizio ci hanno scritto dicendo che le nostre clip, ottenute con un certo dispendio di ore lavoro, ma gratuitamente, erano più accattivanti di quella loro proposta dietro lauto pagamento da professionisti della comunicazione, cui si erano rivolti per ottenere un video promozionale similare.